Główna treść strony

Jak rozmawiać z odchodzącym pracownikiem?

Źródło: www.sxc.hu

Rozmowa z pracownikiem, który zdecydował się zmienić pracę, to okazja do zdobycia ważnych z punktu widzenia działu HR informacji o firmie. Jak się do niej przygotować i o co pytać odchodzącego pracownika?

Exit interview, czyli rozmowa przeprowadzana z odchodzącym pracownikiem, ma na celu głównie poznanie powodów decyzji o odejściu z firmy. Zdarza się, że pracownicy zmieniają pracę z przyczyn osobistych (np. decyzja o zmianie zawodu, przeprowadzka), często jednak decydują się na odejście z powodów związanych bezpośrednio z firmą (np. nieprzyjemna atmosfera, nierównomierny system wynagrodzeń, brak możliwości rozwoju zawodowego). Szczera odpowiedź na to pytanie pozwala pracodawcy zrozumieć powody rezygnacji pracowników, co z kolei daje możliwość rozwiązania problemów i poprawy czynników, które najbardziej wpływają na rotację personelu.

Zdarza się, że przyczyną odejścia pracownika jest nieprzyjemna sytuacja, np. konflikt z przełożonym czy niezadowolenie ze zmian zachodzących w firmie. W takim przypadku exit interview może być doskonałym narzędziem do łagodzenia napięcia i wyjaśnienia problemu, co może powstrzymać odchodzącego pracownika przed wstąpieniem na drogę sądową. Kulturalne rozstania nawet z trudnym, konfliktowym pracownikiem ograniczają również ryzyko utraty ważnych informacji i zepsucia opinii firmy na rynku pracy.

Bardzo ważną kwestią związaną z odejściem pracownika jest przekazanie obowiązków jego następcy. Chodzi przy tym nie tylko o niezbędną wiedzę merytoryczną, ale głównie o specyfikę pracy na danym stanowisku, realizowanych zadaniach i projektach. Odpowiednie przekazanie tych informacji pomaga w sprawnym przejęciu zadań przez nowego pracownika i skraca czas jego wdrożenia, co jest bardzo ważna dla funkcjonowania firmy.

Rozmowę końcową przeprowadza zwykle pracownik działu HR według opracowanego wcześniej kwestionariusza. Wywiad powinien zawierać zarówno pytania zamknięte, które zapewniają obiektywizm i dostarczają danych łatwiejszych do analizy, jak również otwarte, które umożliwiają uzyskanie niesugerowanych, pogłębionych odpowiedzi, a często nieoczekiwanych spostrzeżeń i sugestii.

Pytania w wywiadzie końcowym można pogrupować w kilka bloków tematycznych. Na początku można zapytać o ocenę pracy na dotychczasowym stanowisku, współpracę z przełożonymi i podwładnymi, zgodność realizowanych zadań z wcześniejszymi ustaleniami. Kolejny blok pytań powinien dotyczyć powodów rezygnacji z pracy, po nim można poprosić o wskazanie sugerowanych zmian na danym stanowisku. Następnie należy przejść do pozytywnych i negatywnych aspektów pracy – pytania z tego zestawu powinny dotyczyć m.in. atmosfery w pracy, zdobytych umiejętności i kompetencji, a także ewentualnych trudnych sytuacji. Ostatnia część rozmowy powinna dotyczyć wiedzy pracownika, która powinna zostać w firmie i która może być pomocna jego następcy. Jeśli odchodząca osoba to kluczowy i efektywny pracownik, podczas exit interview można zapytać, czy rozważa pozostanie w firmie i ewentualnie omówić wstępne warunki dalszej współpracy.

Wywiad końcowy powinien przebiegać w neutralnym dla obu stron miejscu i w spokojnej, przyjaznej atmosferze, ponieważ tylko wtedy odchodzący pracownik udzieli prawdziwych, szczerych odpowiedzi. Należy unikać przy tym wzajemnych oskarżeń i wyrzutów, wskazane jest natomiast pochwalenie pracownika i podkreślenie jego sukcesów. Exit interview można przeprowadzić w ostatnim dniu pracy odchodzącego, choć wielu ekspertów jest zdania, że należy się z tym wstrzymać, by dać pracownikowi czas na nabranie dystansu do firmy i przełożonych.

Pracownik musi oczywiście wyrazić zgodę na udział w exit interview, jednak zwykle osoby, które same podjęły decyzję o zmianie, chętnie uczestniczą w takiej rozmowie, udzielają szczerych odpowiedzi, zwracają uwagę na istotne szczegóły i podpowiadają, co można zmienić. Trzeba jednak pamiętać, by w ostatniej rozmowie zachować powściągliwość i nie wierzyć do końca w każde słowo byłego pracownika, szczególnie jeśli już w trakcie zatrudnienia miał problemy w komunikacji z kolegami z pracy. Nadmierne zaufanie może prowadzić do nieprawdziwych wniosków i zarządzenia zmian, które niekoniecznie wyjdą firmie na dobre.

Rozmowa z odchodzącym pracownikiem powinna być praktyką w każdej firmie, niezależnie od jej wielkości i profilu działalności. Jest to niepowtarzalna okazja do uzyskania u źródeł informacji na temat trendów panujących w firmie, ewentualnych konfliktach personalnych czy problemach w zarządzaniu. Pozyskane w ten sposób dane powinny zostać przekazane menedżerom, którzy na ich podstawie mogą wprowadzić zmiany poprawiające warunki pracy i ograniczyć tym samym rotację pracowników.



ES



comments powered by Disqus