logo firmy

Główna treść strony

Ocenianie na piątkę: co warto wiedzieć

Źródło:

Lęk przed błędem, uczucie niepokoju, stres. Ocenianie pracowników ma wiele wspólnego z ocenianiem dzieci w szkole. Wiedziony wieloletnim doświadczeniem szkolnym pracownik spodziewa się najgorszego - wytykania niedociągnięć. Wiadomo - rozmawia się o lukach  kompetencyjnych i wszelkich brakach. Podobnie jak w szkole menedżer nie wzywa na rozmowę, by przedyskutować, jak dobrze zrealizowano projekt. A przecież docelowo ocena ma być użyteczna. Ma pełnić rolę motywatora. Jak sprawić, by tak było?

Znajomy trener opowiedział mi niedawno taką historię. Dziecko podaje mamie zieloną karteczkę. Ona czyta i podpisuje. Dziecko chowa kartkę do plecaka i zadowolone odchodzi. - Co to było? - pyta zaciekawiony znajomy. - Alicja codziennie dostaje od nauczyciela kartkę z informacją, co dobrego zrobiła w szkole, czego się nauczyła. Chodzi o to, żeby stymulować jej pozytywne zachowania także w domu - odpowiada rodzic. Ze świecą szukać szkół i przedszkoli, w których stosuje się takie metody. Niestety - firm również.

System ocen w firmie bardzo często kojarzony jest z system ocen szkolnych - otwarty na szukanie niedociągnięć i błędów, a zamknięty na wyszukiwanie talentów. Obecnie do samego oceniania przykłada się w biznesie bardzo dużą wagę. Powstają różnego rodzaju narzędzia, które mają ułatwić ocenę, sprawić by była ona jak najbardziej obiektywna i stanowiła jak najpełniejszą informację na temat działań pracownika. Mamy więc systemy, w których pracownik oceniany jest przez menedżera, otoczenie, a także takie, w których ocenie podlegają sami menedżerowie. Powstają elektroniczne narzędzia, które mają zautomatyzować ten proces. Wariantów jest mnóstwo. W zależności od potrzeb firmy ocenianie przybiera różne formy i jest mniej lub bardziej rozbudowane. Lata pracy i doświadczeń skłaniają do refleksji, że w całym procesie ginie bardzo istotna część: przygotowanie do oceny. I dotyczy to zarówno ocenianych, jak i oceniających.

Cel oceniania

Ponieważ niemal każdy pracownik niezależnie od zajmowanego stanowiska czuje podczas oceny dyskomfort, warto się zastanowić, w jaki sposób można go zminimalizować. Absolutnie nieodłącznym elementem każdego procesu oceniania jest poinformowanie pracowników, jaki jest jego cel. Ocena dla oceny nie ma sensu. Dlatego ważne jest spotkanie z pracownikami i wyjaśnienie im, w którym kierunku zmierzamy, co chcemy tą oceną uzyskać i poinformowanie ich o korzyściach, które oni sami mogą w tym procesie osiągnąć. Bywa, że firmy informując pracowników o wynikach oceny wskazują im możliwości rozwoju w określonym kierunku - albo poprzez rekomendowane szkolenia wewnątrz firmy, albo poprzez poszerzanie wiedzy na własną rękę. Ważne by pracownicy zrozumieli, że ocena to nie kara.

Szkolne nawyki

Jednym z największych błędów w każdym procesie ocen jest nastawienie na odkrycie niedociągnięć i błędów w pracy ocenianego i wychodzenie z założenia, że o piątkach się nie dyskutuje, bo nie ma o czym. Przeciwnie - rolą menedżera jest wyłuskiwanie z ogromu działań, zachowań i relacji tego, co już jest godne pochwały, bo jedynie na tych zasobach można budować dalszy rozwój pracownika. Oczywiście nie chodzi o zamykanie oczu i ignorowanie potknięć, ale w całym procesie powinno się zachować równowagę. Pracownik, który podobnie jak mała Alicja z historyjki o zielonej karteczce, regularnie dostaje pozytywne sygnały na temat swojej pracy, jest do niej lepiej nastawiony, a co za tym idzie - bardziej zmotywowany i skuteczny.

Menedżerowie, podobnie jak nauczyciele i rodzice, obawiają się często, że nadmierne chwalenie nie opłaci się im, bo chwalony się rozleniwi i spocznie na laurach. To nieprawda. Aby szanował ocenę i wierzył, że może być ona przydatna, musi czuć, że jest sprawiedliwa. Powinna zatem odnosić się do  konkretnych przykładów naszych zachowań - również, a nawet przede wszystkim, tych pozytywnych. Wówczas pracownik jest bardziej gotowy na przyjęcie krytyki, bo widzi, że oceniający potrafi zauważyć zarówno plusy, jak i minusy jego pracy. To z kolei wyraźny sygnał, że stara się nas oceniać obiektywnie. 

Nieoceniona „czarna teczka"

Stres zdaje się być nieodłącznym elementem procesu oceniania - zarówno w szkole, jak i w firmie. Na ogół uważa się, że stroną zestresowaną są oceniani i tylko oni. Tymczasem nasze doświadczenia pokazują, że sytuacja oceniania jest trudna i stresująca także dla menedżerów. Mają silne skojarzenia ze szkołą, więc patrzą na siebie jak na znienawidzonego przez uczniów belfra. To jest nieprzyjemne. Boją się, że ocena zostanie uznana za niesprawiedliwą. Wiedzą, że pamięć jest wybiórcza, więc podsumowanie działań podejmowanych w ciągu całego roku też takie będzie.

Prostym a jednocześnie bardzo skutecznym ułatwieniem dla każdego oceniającego jest robienie bieżących notatek na temat działań podejmowanych przez poszczególnych pracowników. Taka „czarna teczka" to idealne rozwiązanie w  sytuacji, kiedy proces oceniania odbywa się raz do roku (a tak jest zazwyczaj). Wtedy trudno bowiem o rzetelną ocenę. Pamięć jest zawodna i po pierwsze pamiętamy najlepiej to, co zdarzyło się niedawno, a po drugie - to, co się nie udało. Dlatego regularne notatki są tak ważne. Mogą stanowić krótki zapis informacji zwrotnych regularnie udzielanych pracownikowi. Pełnią wówczas podwójną rolę: systematycznego feedbacku na temat pracy pracownika i bazę do rocznego podsumowania jego działań.

Ocenianie jest istotne dla każdej ze stron. Mimo że może być stresujące, warto pamiętać, że brak oceny również może taki być. Bez regularnych ocen pracownicy nie wiedzą, jak są odbierani i czy ich praca jest ceniona. Polegają wyłącznie na swoich wyobrażeniach, niekiedy pojedynczych sygnałach, z których tworzą bardzo nierzetelny, a czasem wręcz mylny obraz siebie w organizacji. Dlatego oceniajmy, ale tylko odpowiednio przygotowani. 



Wioletta Matysiak, Fabryka Motywacji, Trener, Coach, Konsultant

Jeden z czterech w Polsce facylitatorów metody True Colors®. W latach 2003-2011 Manager w firmie szkoleniowej Norman Benett. Posiada ponad 10-letnie doświadczenie w sprzedaży i obsłudze klienta (w branżach FMCG oraz B2B). Trener i konsultant z doświadczeniem w prowadzeniu projektów z dziedziny Human Resources – Assessment Center, Systemów Ocen Pracowniczych, Audytów Organizacyjnych oraz Rekrutacji. Doświadczony szkoleniowiec z zakresu sprzedaży, negocjacji, obsługi klienta, prezentacji, komunikacji, prowadzenia rozmów oceniających, rekrutacji i selekcji oraz umiejętności menedżerskich i antystresu. Posiada szerokie, teoretyczne i praktyczne, doświadczenie w zarządzaniu projektami z zakresu HR, Przeprowadziła ponad 300 dni szkoleniowych.